Overview

O InfoPath e uma ferramenta muito poderosa para criação de formulários ricos, ele nos fornece várias funcionalidades que vão dar mais produtividade ao usuário final e aos adminitradores dos sites SharePoint. Mas como criar formulários e publicá-los no SharePoint?

Este post tem como objetivo mostrar a criação de um formulário novo, publicá-lo no SharePoint e mostrar como o usuários irá salvar o formulário.

Os procedimentos abaixo são válidos para publicação de formulários localmente ou no SharePoint Online (Office 365).

Solução

Abaixo tem um passo a passo de como criar os formulários no InfoPath e publicá-los no SharePoint:

   01. Abrir o InfoPath Designer e criar o formulário do tipo “Biblioteca de Formulários SharePoint”, conforme imagem 01;

    Imagem 01: Criando um formulário

       02. O formulário será exibido e poderá ser editado, a imagem 02 mostra o formulário já editado;

    Imagem 02: Formulário editado

         03. Para adicionar campos (controles) no formulário, o item marcado como “Controles” na imagem 03 é utilizado. Nessa opção é possível adicionar vários tipos de campos ao formulário. A área marcada como “Formulário”, é o formulário efetivamente. A área “Campos” exibe todos os campos do formulário, ou seja, se um controle adicionado ao formulário é um campo na lista de campos. É muito importante informar nomes legíveis para os campos, porque esses campos serão publicados no SharePoint mais tarde. Além dos campos foram adicionados os botões enviar e cancelar.

Imagem 03: Áreas importantes para a edição dos formulários

   04. Depois do formulário criado conforme necessidade, no nosso caso uma solicitação de material, vamos configurar o botão cancelar. Ele irá simplesmente fechar o formulário. Conforme o passo a passo da imagem 04:

  1. Selecionar o botão cancelar;
  2. Na Ribbon, clicar na opção “Gerenciar Regras”;
  3. A janela de regras é exibida, clicar no botão “Novo” para ciar uma nova “Ação”;
  4. Clicar em “Adicionar” e selecionar a opção “Fechar este formulário sem prompt”.

    Imagem 04: Configurando o botão cancelar

        05. O próximo passo é publicar o formulário. O botão enviar ainda não foi configurado, mas vamos publicar o formulário em um local e depois fazer o botão enviar gravar os dados lá. Por isso vamos primeiro publicar. Para publicar o formulário a primeira vez é necessário acessar o menu “Arquivo”, “Publicar” e selecionar a opção “Servidor SharePoint”, conforme a imagem 05;

Imagem 05: Publicação do formulário no SharePoint

   06. Na próxima tela será necessário informar a url do site SharePoint que se deseja publicar o formulário, como mostra a imagem 06;

Imagem 06: Informar o endereço do site SharePoint para a publicação

   07.  Os modelos de formulários podem ser publicados de três formas: biblioteca de formulários, onde o formulário é publicado diretamente em uma biblioteca de documentos; tipo de conteúdo do site, o formulário é publicado no site como um tipo de conteúdo e pode ser reaproveitado em mais de uma biblioteca; ou modelo de formulário aprovado pelo administrador, que publica o formulário a nível de farm (Administração Central) e pode ser publicado em vários aplicativos web SharePoint, é gerenciado pelo adminsitrador do SharePoint. No nosso exemplo, por facilidade, vamos publicar em uma biblioteca de formulários, como mostra a imagem 07;

Imagem 07: Selecionando o tipo de publicação do formulário

   08. Após selecionar a opção de publicar em uma biblioteca é necessário selecionar se o formulário será publicado em uma biblioteca nova ou em uma existente. No nosso exemplo vamos publicar em uma biblioteca nova, conforme a imagem 08.

Imagem 08: Publicando o formulário em uma nova biblioteca de documentos 

   09. Informar o nome e descrição da nova biblioteca de formulários, como mostra a imagem 09;

Imagem 09: Infornando o nome e descrição da biblioteca de formulários

   10. Quando os formulários são publicados no SharePoint eles são publicados como um arquivo, dessa forma o SharePoint não irá reconhecer as informações dos seus campos como departamento e material. Para que essas informações sejam publicadas no SharePoint como colunas (metadados) é necessário fazer a publicação de todos os campos. As imagens 10 e 11 mostram como publicar os campos.

Imagem 10: Publicando campos no SharePoint

Imagem 11: Selecionado os campos para publicação e definindo o nome para publicação

   11. Ao final das configurações a tela de resumo é exibida, para confirmar a publicação clicar em “Publicar”, conforme a imagem 12, a imagem 13 será exibida quando a publicação for feita com sucesso.

Imagem 12: Publicando o formulário

Imagem 13: Formulário publicado com sucesso

   12. Agora é hora de iniciar a configurar o botão enviar para salvar o formulário na biblioteca de formulário, o primeiro passo é definir o nome do arquivo seguindo o passo a passo abaixo:

  1. Criar um campo chamado “nomeArquivo”, ele irá armazenar o nome do formulário;
  2. Selecionar o botão “Enviar”;
  3. Clicar na opção “Gerenciar Regras”;
  4. Clicar no botão “Novo” e selecionar “Ação”;
  5. Criar um condição que verifique se o campo “nomeArquivo” está em branco;
  6. Clicar em “Adicionar” e selecionar a opção de definir valor de um campo;
  7. Definir que o campo “nomeArquivo” irá receber uma formulá de concatenação concatenando alguns campos e a data atual. Dessa forma garantimos que nenhum arquivo será gravado com o mesmo nome. Ao clicar no botão “fx” um utilitário de formulás será exibido. Clicar em “OK” para fechar o formulário de regras.

Imagem 14: Configurando o nome do arquivo

   13. O formulário será enviado para o SharePoint através de uma conexão de dados, para criar essa conexão é necessário clicar na oção “Gerenciar Conexões de Dados…” e em “Adicionar…”, conforme a imagem 15;

Imagem 15: Criando a conexão de dados

   14. A conexão tem que ser do tipo “Enviar Dados”, conforme a imagem 16;

Imagem 16: Configurando o tipo de conexão

   15. A conexão irá enviar os dados para uma biblioteca do SharePoint, conforme a imagem 17;

Imagem 17: Configurando a conexão para enviar os dados para uma bilioteca do SharePoint

   16. Agora é necessário informar o endereço completo da biblioteca, o nome do arquivo – que será o campo “nomeArquivo” – e selecionar a opção “Permitir que o arquivo seja substituído saco já exista”, assim o usuário poderá editar e salvar o arquivo, sem criar um novo. A imagem 18 mostra em detalhes;

Imagem 18: Configurando o local e o nome do arquivo de publicação

   17. Para finalizar, informar o nome da conexão e clicar em “Concluir”;

Imagem 19: Finalizando a conexão de dados

   18. Agora vamos configurar o botão “Enviar” para utilizar a conexão de dados de envio para salvar o formulário no SharePoint, para isso seguir os passos abaixo:

  1. Selecionar o botão “Enviar”;
  2. Clicar na opção “Gerenciar Regras”;
  3. Clicar no botão “Novo” e selecionar “Ação”;
  4. Clicar em “Adicionar” e selecionar a opção de enviar dados;
  5. Selecionar a conexão “Enviar” e pressionar “OK”.

Imagem 20: Associando a conexão de envio ao botão enviar

   19. O formulário está configurado e pronto para ser utilizado, mas antes disso é necessário republicá-lo no SharePoint, para isso é só usar a opão de publicação rápica, como mostra a imagem 21;

Imagem 21: Atualizando o modelo do formulário no SharePoint

   20. Para testar e utilizar o formulário é necessário entrar no SharePoint e acessar a biblioteca em que o formulário foi publicado. Depois clicar na oção “Adicionar documento”, conforme a imagem 22;

Imagem 22: Adicionando o formulário

   21. O formulário é exibido para ser preenchido, depois de preenchê-lo, clicar no botão “Enviar” para salvar o formulário no SharePoint;

Imagem 23: Editando e salvando o formulário

   22. O formulário foi salvo conform o padrão de nomenclatura utilizado.

Imagem 24: Formulário salvo no SharePoint

Observação: Para os formulários do InfoPath serem utilizados dessa forma com o SharePoint é necessário ter a licença do SharePoint Server Enterprise e o recurso de formulários InfoPath deve estar habilitado.

Observação2: Os botões enviar e cancelar foram utilizados para faciliar a vida do usuário, porque ele poderia muito bem utilizar os botões da Ribbon, só que lá o comportamento é um pouco diferente. Por exemplo, o nome do arquivo seria informado pelo próprio usuário, podendo salvar de qualquer maneira. Qualquer das opções pode ser utilizada, dependendo das necessidades.

Update: 14/08/2011 – Adição da descrição que o procedimento serve para o SharePoint Online também.

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