Overview

Muitas vezes, precisamos estabelecer uma data de vencimento para documentos ou itens de uma lista. Por exemplo, quando publicamos um documento que precisa ser revisado a cada 6 (seis meses) ou até mesmo um item de tarefa que quando próximo da data limite deve emitir um alerta ao responsável. Para estes casos temos as Políticas de Gerenciamento de Informações. Com esta funcionalidade podemos estabelecer prazos baseados nos campos data da nossa lista ou biblioteca e determinar ações pré-estabelecidas ou personalizadas através de fluxos de trabalho.

Solução

Antes de iniciar o nosso exemplo crie um fluxo de trabalho na sua lista que envia um e-mail de aviso ao criador do site, informando da expiração do item. Não inclua nenhum gatilho para iniciar o fluxo de trabalho. Para criar uma política de gerenciamento de informação para sua lista é muito fácil. Primeiro acesse as configurações da lista. Em permissões e gerenciamento clique em configurações de política de gerenciamento de informações.

Defina o nome e a descrição da política. A declaração da política é exibida para os usuários finais quando eles abrem itens sujeitos a esta política. A declaração pode explicar quais políticas se aplicam ao conteúdo ou indicar tratamentos especiais ou informações das quais os usuários precisam ter conhecimento.

Existe vários 4 tipos de políticas de gerenciamento de informações: Retenção, Auditoria, Código de barras e rótulos. No caso vamos tratar apenas da Retenção. Marque a caixa de seleção Ativar Retenção.

Em seguida clique em adicionar um estágio de retenção.

No caso vou criar uma ação que envia um e-mail ao criador do item avisando que o item já foi criado há um mês. Para isso selecionei o período de tempo de um mês após a criação do item. Em ação selecionei Iniciar um fluxo de trabalho e em seguida selecionei o fluxo de trabalho (criado previamente) que envia o e-mail ao criador.

Clique em OK, e OK novamente. A sua política de gerenciamento está criada. Por padrão todas as políticas de gerenciamento de informações são executadas uma vez por semana. Você pode alterar essa frequência através da central de administração do SharePoint. Em monitoramento, acesse as definições dos timer Jobs.

Procure por pelo job Expiration Policy.

Clique para acessar as definições do job. No meu caso alterei para que o job seja executado diariamente entre as 01:00h e 02:00h para que não influencie no desempenho do servidor durante o horário comercial.

Você pode clicar em Run Now para executar o job e testar o envio do e-mail (claro que para que isso ocorra deve haver algum item que atenda ao critério estabelecido na política). Para salvar as definições clique em OK. Devemos levar em consideração o fato de que todas as políticas que criarmos estarão vinculadas a um único job. Acredito que na maioria dos casos isto não venha a ser um problema, mas é importante termos isto em mente na hora de planejar a solução.

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