Follow-up de itens de lista e documentos com políticas de gerenciamento de informações

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Muitas vezes, precisamos estabelecer uma data de vencimento para documentos ou itens de uma lista. Por exemplo, quando publicamos um documento que precisa ser revisado a cada 6 (seis meses) ou até mesmo um item de tarefa que quando próximo da data limite deve emitir um alerta ao responsável. Para estes casos temos as Políticas de Gerenciamento de Informações. Com esta funcionalidade podemos estabelecer prazos baseados nos campos data da nossa lista ou biblioteca e determinar ações pré-estabelecidas ou personalizadas através de fluxos de trabalho.

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Definir Permissão do Item usando Workflow

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Muitas vezes precisamos definir permissões diferentes para itens de uma mesma lista. Pro exemplo, tenho uma lista de documento onde usuários de dois departamentos armazenam arquivos.

Porém, os usuário do Deparatmento 1 não podem ver os arquivos do Departamento 2 e vice-versa.

Para resolver isso podemos usar um campo do tipo usuário ou grupo como metadados, que indica o grupo que tema acesso ao documento. E um fluxo de trabalho que executa sempre que um arquivo é incluído ou alterado. O fluxo remove a permissão dos dois grupo e adiciona a permissão só para o grupo informado no campo.

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Define Permissões do Item de acordo com o valor do campo usando PowerShell

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Definir as permissões dos itens de uma lista com muitos itens pode ser bem trabalhoso. Para auxiliarmos nesta tarefa podemos contar com o PowerShell.
O script PowerShell abaixo define as permissões dos itens de uma lista de acordo com valor informado em um campo do tipo usuário existente na própria lista.

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ComboBox (Caixas de Combinação) em cascata com Sharepoint 2010 e InfoPath 2010 sem código

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Muitas vezes nos deparamos com a necessidade de filtrar uma combo de acordo com o valor selecionado em outra combo. Chamei está funcionalidade de “combos em cascata”.
Ao contrário do que muitos pensam. É possível criar o efeito de cascata usando apenas os recursos nativos do SharePoint 2010 e do InfoPath 2010.

Solução

Para demonstrar isso criei três listas. Grupos, Itens e Pedidos. Conforme abaixo:

Grupos
• Grupo (texto)
Itens
• Item (texto)
• Grupo (consultada na lista grupo)
• Grupo:ID (trazida junto com a coluna grupo)

Pedidos
• Data do Pedido (data)
• Grupo (consulta)
• Item (consulta)
• Quantidade(número)

Criadas as listas, acesse a lista de pedidos e então clique no botão Personalizar Formulário, que se encontra na Aba Lista do Ribbon.
Obs.: Se esse botão não estiver aparecendo é porque o recurso está desativado. Acesse as configurações do site / Administração do conjunto de sites / Recursos do conjunto de sites e então ative o recurso Recursos do Conjunto de Sites do SharePoint Server Enterprise.

No Infopath acesse Dados/Conexão de Dados.

Clique em Adicionar.

Escolha Receber Dados.

Em seguida selecione a opção Serviço WEB REST

Na tela seguinte informe a URL do serviço WEB REST conforme abaixo:
http://meusite/_vti_bin/listdata.svc/MinhaLista
no nosso caso a lista será Itens.
http://meusite/_vti_bin/listdata.svc/Itens
Se encontrar algum problema na conexão acesse o link abaixo:
http://www.canalSharePoint.com.br/wagnera/Lists/Postagens/Post.aspx?List=89a58147%2Df710%2D46f5%2Da091%2Da36d32e0c4be&ID=60
Informada a URL clique OK.

Informe o nome da conexão. Vamos chamar a conexão de Itens REST.

Clique OK e feche a janela.

Definida a conexão, clique com o botão direito sobre a caixa de combinação Itens e clique em propriedades da caixa de listagens suspensa.

Aqui está o macete, mude a fonte de dados para a Itens REST.

Em entradas, clique no botão Selecionar XPath .
Selecione o nó properties

Clique em dados de filtro.
Clique em adicionar.
Nas opções do filtro selecione:
campo 1: GruposID
campo 2: é igual a
No campo 3 selecione na lista a opção Selecionar campo ou grupo.

Na tela que se abre selecione a fonte de dados Principal.
Extenda datafields/my:SharePointListViewItem_RW, selecione o campo Grupo e clique OK.

Cliqe OK até voltar para a tela de propriedades.
No campo Valor selecione ID e no campo Nome para Exibição selecione Item.

Clique OK e em seguida publique o formulário clicando no botão de publicação rápida.

Agora você já pode ter suas caixas de combinação em cascata sem precisar de código.
Acesse seu formulário e faça o teste. Abaixo segue o exemplo de um formulário que criei com este combox em cascata. Quando seleciono a dimensão Ambiente Tecnológico tenho as seguintes provas.

Quando seleciono a dimensão ambito do modelo tenho outras provas.